Mitarbeiter nutzen ChatGPT mit privaten Konten, Kundendaten landen in Prompts und niemand prüft die Fakten in KI-Texten.
Das Problem ist selten böse Absicht. Meist fehlen klare Regeln.
Eine KI-Richtlinie übersetzt abstrakte Vorgaben in verständliche Entscheidungen für den Arbeitsalltag. Welche Tools sind erlaubt? Welche Daten dürfen hinein? Wer prüft Ergebnisse? Was passiert bei einem Fehler?
In diesem Leitfaden bekommst du eine konkrete Vorlage zum Kopieren. Dazu zeige ich dir, wie du sie anpasst, einführst und mit dem EU AI Act verbindest.
- Eine gute KI-Richtlinie regelt freigegebene Systeme, zulässige Daten, verbotene Einsätze, menschliche Prüfung, Kennzeichnung, Rechte, Sicherheit und Vorfälle.
- Übernimm die Vorlage nicht blind. Trage konkrete Verantwortliche, Tools, Zwecke, Datenklassen und Freigabewege deines Unternehmens ein.
- Die Richtlinie wirkt nur, wenn sie erklärt, geschult und kontrolliert wird. Kurze verständliche Regeln mit echten Beispielen sind besser als ein ungelesenes Papier.
Was eine KI-Richtlinie leisten soll
Eine KI-Richtlinie ist eine interne Arbeitsregel für den verantwortungsvollen Einsatz künstlicher Intelligenz. Sie schafft einen gemeinsamen Rahmen für Beschäftigte, Führungskräfte und externe Dienstleister.
Sie sollte fünf Ziele erfüllen:
- erlaubte und verbotene Einsätze verständlich trennen,
- vertrauliche, personenbezogene und urheberrechtlich geschützte Daten schützen,
- menschliche Verantwortung und Freigaben festlegen,
- rechtliche und plattformspezifische Kennzeichnungen sichern,
- Fehler, Vorfälle und neue Risiken schnell sichtbar machen.
Eine Richtlinie muss zu echten Arbeitsabläufen passen. „KI darf nur verantwortungsvoll verwendet werden“ klingt gut, hilft bei einer konkreten Kundenliste im Prompt aber nicht weiter.
Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
Der AI Act schreibt nicht jedem Betrieb pauschal ein Dokument mit dieser Überschrift vor. Er enthält aber Pflichten, die ohne klare interne Regeln schwer umzusetzen sind.
Dazu zählen Maßnahmen zur KI-Kompetenz, menschliche Aufsicht bei bestimmten Systemen, Transparenzpflichten und je nach Rolle umfangreiche Risiko- und Dokumentationsanforderungen.
Daneben gelten die Datenschutz-Grundverordnung, Geschäftsgeheimnisschutz, Urheberrecht, Arbeitsrecht und Informationssicherheit. Eine Richtlinie bündelt diese Anforderungen für den Alltag.
Den rechtlichen Rahmen erkläre ich ausführlich im Leitfaden zum EU AI Act.
Vor der Vorlage drei Entscheidungen treffen
1. Welche Systeme werden tatsächlich genutzt?
Erfasse offizielle Verträge, eingebaute KI-Funktionen und eigenständig eingerichtete Konten. Nur dann kannst du sinnvolle Freigaben festlegen.
2. Welche Datenklassen gibt es?
Unterscheide mindestens öffentliche, interne, vertrauliche, personenbezogene und besonders sensible Daten. Ergänze branchenspezifische Kategorien.
3. Welche Einsätze haben hohe Auswirkungen?
Markiere Anwendungen, die Beschäftigung, Gesundheit, Kredit, Bildung, Sicherheit oder andere wichtige Entscheidungen betreffen. Sie brauchen strengere Prüfung als eine interne Ideensammlung.
KI-Richtlinie für Unternehmen zum Kopieren
Ersetze alle Angaben in eckigen Klammern. Prüfe anschließend, ob jeder Satz zu deinem Unternehmen passt.
1. Zweck, Geltungsbereich und Grundsätze
KI-Richtlinie von [Unternehmensname]
Version: [Versionsnummer]
Gültig ab: [Datum]
Verantwortlich: [Name oder Funktion]
1. Zweck
Diese Richtlinie regelt den beruflichen Einsatz von KI-Systemen bei [Unternehmensname]. Sie soll einen nützlichen, sicheren, rechtskonformen und nachvollziehbaren Einsatz ermöglichen.
2. Geltungsbereich
Die Richtlinie gilt für alle Beschäftigten, Führungskräfte und externen Auftragnehmer, die im Auftrag von [Unternehmensname] KI-Systeme nutzen, beschaffen, entwickeln, integrieren oder deren Ergebnisse prüfen.
3. Grundsätze
KI unterstützt Menschen. Sie ersetzt keine menschliche Verantwortung.
Ergebnisse werden entsprechend ihrem Risiko geprüft.
Vertrauliche und personenbezogene Daten werden geschützt.
Betroffene Personen werden transparent informiert, wenn Gesetz oder Plattformregeln dies verlangen.
KI wird nicht für rechtswidrige, diskriminierende, manipulative oder täuschende Zwecke eingesetzt.
4. Freigegebene KI-Systeme
Für Unternehmensaufgaben dürfen nur die in der Anlage „Freigegebene KI-Systeme“ aufgeführten Dienste, Konten und Funktionen verwendet werden.
Private Konten, ungeprüfte Browser-Erweiterungen und nicht freigegebene KI-Dienste dürfen nicht mit Unternehmensdaten genutzt werden.
Neue Systeme oder neue Verwendungszwecke müssen vor dem Einsatz von [verantwortliche Stelle] geprüft und freigegeben werden.
5. Mindestprüfung vor einer Freigabe
Geprüft werden mindestens:
Zweck und vorgesehene Nutzer
Anbieter und Vertragsbedingungen
Datenverarbeitung und Speicherorte
Nutzung von Eingaben und Ausgaben für Training
Zugriffsrechte, Protokollierung und Löschung
Sicherheitsfunktionen und bekannte Grenzen
Risiken für betroffene Personen
Pflichten aus AI Act, Datenschutz und weiteren Fachregeln
6. Zulässige Daten
Öffentliche Informationen dürfen in freigegebenen Systemen für freigegebene Zwecke verwendet werden.
Interne Informationen dürfen nur verwendet werden, wenn der freigegebene Dienst und die konkrete Kontoart dies erlauben.
Vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse, Zugangsdaten und nicht veröffentlichte Finanz-, Vertrags- oder Produktdaten dürfen nur nach ausdrücklicher Freigabe eingegeben werden.
Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies für den konkreten Zweck datenschutzrechtlich zulässig und erforderlich ist, alle anwendbaren Informations- und Schutzpflichten erfüllt sind und [Datenschutzverantwortlicher] den Einsatz freigegeben hat.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies im konkreten Fall rechtlich zulässig und erforderlich ist, alle zusätzlichen Schutzmaßnahmen bestehen und [Datenschutzverantwortlicher] den Einsatz schriftlich freigegeben hat. Eine Freigabe allein schafft keine Rechtsgrundlage.
7. Datenminimierung
Eingaben werden auf das notwendige Maß beschränkt. Wo möglich, werden Namen, Kontaktdaten, Kundennummern und andere Identifikatoren entfernt oder durch neutrale Platzhalter ersetzt.
8. Erlaubte Einsätze
Ohne zusätzliche Einzelfreigabe sind folgende Einsätze in den dafür freigegebenen Systemen erlaubt:
[Beispiel: Ideen und Gliederungen für interne Entwürfe]
[Beispiel: sprachliche Überarbeitung nicht vertraulicher Texte]
[Beispiel: Zusammenfassung öffentlicher Dokumente]
[Beispiel: Erstellung von Varianten für bereits freigegebene Inhalte]
9. Einsätze mit Einzelfreigabe
Vorherige Freigabe durch [verantwortliche Stelle] benötigen:
Entscheidungen oder Empfehlungen mit erheblichen Folgen für Personen
Verarbeitung personenbezogener oder vertraulicher Daten
automatisierte Kommunikation mit Kunden oder Bewerbern
Veröffentlichung realistischer synthetischer Personen, Stimmen oder Ereignisse
Entwicklung oder wesentliche Veränderung eines KI-Systems
10. Verbotene Einsätze
Verboten sind:
rechtswidrige, diskriminierende oder gezielt täuschende Anwendungen
Umgehung von Sicherheits-, Datenschutz- oder Zugriffsregeln
Eingabe von Passwörtern, geheimen Schlüsseln oder vollständigen Zugangsdaten
ungeprüfte Übernahme von KI-Ausgaben in wichtige Entscheidungen
Nachahmung realer Personen ohne erforderliche Einwilligung oder Rechtsgrundlage
Entfernung erforderlicher Herkunfts- oder KI-Kennzeichnungen
11. Menschliche Prüfung
Die verantwortliche Person prüft KI-Ausgaben vor ihrer Nutzung entsprechend dem Risiko.
Die Prüfung umfasst, soweit relevant:
Fakten und Quellen
Vollständigkeit und Aktualität
Diskriminierung und unangemessene Verallgemeinerungen
Datenschutz und Vertraulichkeit
Urheber-, Marken- und Persönlichkeitsrechte
Sicherheit und mögliche schädliche Anweisungen
Übereinstimmung mit Marke, Vertrag und Verwendungszweck
12. Freigabe
Inhalte oder Entscheidungen mit [definierte Risikostufe] dürfen nur von [Funktion] freigegeben werden. Die Freigabe wird unter [Speicherort oder System] dokumentiert.
13. Kennzeichnung
KI-Interaktionen und KI-Inhalte werden gekennzeichnet, wenn der EU AI Act, andere Gesetze oder Plattformregeln dies verlangen.
Deepfakes und betroffene Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse werden vor Veröffentlichung geprüft.
Vorhandene Content Credentials, Wasserzeichen und Herkunftsmetadaten werden nicht ohne dokumentierten Grund entfernt.
14. KI-Kompetenz
Personen erhalten Maßnahmen, die zu ihren Aufgaben, Vorkenntnissen, Systemen und Risiken passen. Durchführung und Aktualisierung werden von [verantwortliche Stelle] dokumentiert.
15. Vorfälle
Falsche Ausgaben, Datenoffenlegungen, Sicherheitsprobleme, diskriminierende Ergebnisse, fehlende Kennzeichnungen und andere erhebliche Auffälligkeiten werden sofort an [Meldeweg] gemeldet.
Betroffene Inhalte oder automatisierte Abläufe werden gestoppt, wenn ein erheblicher Schaden möglich ist.
16. Dokumentation
Freigaben, Risikoprüfungen, Schulungsmaßnahmen und erhebliche Vorfälle werden unter [Speicherort] für [Dauer] aufbewahrt, soweit keine andere gesetzliche Frist gilt.
17. Verstöße
Verstöße gegen diese Richtlinie werden geprüft und nach den geltenden vertraglichen und arbeitsrechtlichen Regeln behandelt. Die Meldung eines möglichen Fehlers in gutem Glauben führt nicht zu Benachteiligung.
18. Überprüfung
Diese Richtlinie wird mindestens [Intervall] sowie bei neuen Systemen, neuen Zwecken, erheblichen Vorfällen oder Rechtsänderungen überprüft.
Freigegeben von: [Name und Funktion]
Datum: [Datum]Anlage 1 für freigegebene KI-Systeme
Eine Richtlinie ohne konkrete Werkzeugliste lässt zu viel offen. Führe deshalb eine Anlage, die sich unabhängig vom Hauptdokument aktualisieren lässt.
Anlage 2 für Risikostufen und Freigaben
Anlage 3 für die Prüfung von KI-Ausgaben
Eine kurze Checkliste verhindert, dass „menschliche Prüfung“ nur auf dem Papier steht.
Prüfliste vor Nutzung oder Veröffentlichung
[ ] Zweck und Zielgruppe stimmen
[ ] Aussagen wurden anhand verlässlicher Quellen geprüft
[ ] Zahlen, Namen, Zitate und Links sind korrekt
[ ] Vertrauliche oder personenbezogene Daten wurden entfernt
[ ] Rechte an Text, Bild, Audio und Marken wurden geprüft
[ ] Diskriminierende oder unangemessene Inhalte wurden ausgeschlossen
[ ] Erforderliche KI- und Plattformkennzeichnungen sind vorhanden
[ ] Verantwortliche Person hat die Endfassung freigegeben
[ ] Original, Quellen und Freigabe sind nachvollziehbar gespeichertAnlage 4 für Vorfallsmeldungen
Mitarbeiter melden Fehler eher, wenn sie wissen, was gebraucht wird und keine Schuldzuweisung befürchten müssen.
Meldung eines KI-Vorfalls
Datum und Uhrzeit:
meldende Person:
betroffenes System:
Verwendungszweck:
kurze Beschreibung:
möglicherweise betroffene Personen oder Daten:
bereits ergriffene Sofortmaßnahmen:
Link oder Speicherort der Eingaben und Ausgaben:
zuständige Person für die weitere Prüfung:So führst du die Richtlinie ein
- Erstelle eine vollständige Übersicht der tatsächlich genutzten KI-Systeme.
- Besprich Datenklassen, Risiken und Zuständigkeiten mit den betroffenen Bereichen.
- Passe Vorlage und Anlagen an echte Arbeitsabläufe an.
- Lass die Richtlinie von der Geschäftsleitung freigeben.
- Erkläre die Regeln mit Beispielen aus dem Alltag der jeweiligen Rollen.
- Dokumentiere Einweisung und Zugriff auf die aktuelle Fassung.
- Prüfe Anwendung und Ausnahmen zunächst in kurzen Abständen.
Die Einweisung ist zugleich ein Baustein für die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4. Eine allgemeine Richtlinie ersetzt aber keine vertiefte Fachschulung bei risikoreichen Aufgaben.
Kennzeichnung in die Richtlinie einbauen
Schreibe nicht pauschal, dass jeder KI-Inhalt gekennzeichnet werden muss. Das wäre rechtlich zu grob und im Alltag kaum sinnvoll.
Definiere stattdessen einen Prüfweg für Chatbots, Deepfakes, KI-Texte zu öffentlichem Interesse und Plattformregeln. Lege fest, wer den Fall einordnet und den sichtbaren Hinweis freigibt.
Mein Leitfaden zur KI-Kennzeichnungspflicht enthält die rechtlichen Kriterien und konkrete Formulierungsbeispiele.
Häufige Fehler bei KI-Richtlinien
- Die Richtlinie verbietet alles und wird deshalb heimlich umgangen.
- Sie erlaubt „übliche KI-Tools“, ohne konkrete Dienste und Kontoarten zu nennen.
- Datenschutz wird erwähnt, aber zulässige Daten werden nicht definiert.
- „Menschliche Kontrolle“ hat keinen Verantwortlichen und keine Prüfkriterien.
- Externe Agenturen und Freelancer fehlen vollständig.
- Niemand ist für Aktualisierungen und neue Funktionen zuständig.
- Beschäftigte erhalten das Dokument, aber keine Erklärung mit Praxisbeispielen.
Eine gute Richtlinie muss nicht lang sein. Sie muss Entscheidungen vorwegnehmen, die sonst jeder Mitarbeiter im entscheidenden Moment allein treffen müsste.
